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【プレゼン】初心者から抜け出す!準備、構成から話し方までのコツ

こんにちは、よりミク編集部です。

大学や社会人になると、人前でプレゼンをする機会が増えてきます。でも、初心者がいきなりプレゼンをするのはハードルが高いですよね。そこで今回は、プレゼン資料の準備・テーマ作り・構成から話し方の練習方法までをまとめました。プレゼンが苦手な人はこの記事を読んでコツをつかみましょう。

【プレゼン】初心者から抜け出す!準備、構成から話し方までのコツ

目次

  1. プレゼンテーションとは
  2. プレゼン準備4つのコツ
  3. プレゼン資料作り8つのコツ
  4. プレゼンの話し方6つのコツ
  5. 話し方を磨きたいなら実践練習あるのみ
  6. 人前で話す機会が多いと自信がつく

プレゼンテーションとは

プレゼンテーション(略してプレゼン)とは、「企画・主張・商品などを相手に伝え、意思決定や行動をしてもらう」ための技術です。一定のレベルまでは、特別な才能は必要なく誰もが身につけられます。

プレゼンと聞いて、米アップル社の創設者であるスティーブ・ジョブズ氏やTEDで発表するプレゼンテーターみたいに「プロジェクターを使い大勢の前で話す」といったシーンを思い浮かべるかもしれません。しかし、プロジェクターは使わず紙をめくりながら話したり、お客様にパンフレットを見せて商品を説明したりと、相手や状況によって資料の作り方や話し方などプレゼンの方法は大きく変わります。

プレゼンの技術を身につけるには、時間がかかります。どんな仕事でも必ずプレゼンする機会があります。プレゼンする場が明日用意されたとしても、自信を持ってプレゼンできるように、今日からプレゼンの技術を磨いていきましょう。

プレゼン資料作成の準備4つのコツ

初心者にありがちなミスとして「いきなり資料を作ろう」とパワーポイントを立ち上げる人がいます。しかし、資料を作るのは聞き手の状況・テーマ・資料探し・資料の構成(目次)を決めてからです。まずは、最初のステップとなる聞き手の状況を整理して、プレゼンで何を伝えたいのか考えましょう。

ここでは、プレゼン資料を作る前の準備として4つのコツをご紹介します。

コツ1.聞き手の状況を整理する

プレゼンは、聞き手がいることで成立します。聞き手は何に困っているのか? 意思決定や行動を起こす上で足りない情報は何か? 予算の目安はいくらなのか? などいった情報を整理しましょう。お客様に提案する資料であれば「与件(※1)の整理」といったページを作り、相手が解決したいことや前提条件などをリストアップするのも良いでしょう。

また、プレゼンの場所は会議室か? プロジェクターは使えるか? プレゼン時間は何分確保できるのか? といったプレゼン当日の場所や予定についても確認しておきましょう。「プレゼン時間が短いから資料は5ページに抑える」といったように、資料作りなどにも大きく関わります。社内企画会議で多くの企画をプレゼンするといった場合は、A4サイズの用紙に企画書の内容をすべて盛り込む「1枚企画書」といった方法も有効です。

資料を作る前にどのようなプレゼンにするのか検討してから、プレゼン資料を作るようにしましょう。

※1.与件とは、前提として与えられた条件。

コツ2.プレゼンのテーマを言語化する

プレゼンのテーマは、「世界のスマートフォン利用状況」と、一言で表せられるくらいにシンプルな内容にしなければなりません。

「世界のスマートフォン利用状況」と「世界のスマートフォンバッテリー容量」について同時に提案されても、頭の中で整理するのは大変です。複数のテーマがあると伝えたいメッセージが理解しにくくなり、また、意思決定や行動に時間がかかってしまいます。そのため、基本的に1回のプレゼンに対して1つのテーマを用意します。どうしても2つ以上のテーマが必要な場合は、プレゼンを2回に分けるといった方法をとりましょう。

テーマを作るときは、自分が何を伝えたいのか? 相手にどういった意思決定や行動をして欲しいのかといった内容を整理し、言語化するところから始めます。たとえばwebサイトのリニューアルであれば、「webサイトリニューアルのご提案」ではなく、「店舗連動型、webサイトのご提案」など具体的な内容にするといいでしょう。

事前調査やブレストといったアイデア出しの会議が必要なときもあるので、テーマ決めで悩んだら一人で抱え込まずに積極的に相談しましょう。また、作ったテーマが与件に最適かどうか見直し、テーマを作り直すことも必要です。

コツ3.過去のプレゼン資料を探す

プレゼン資料作りのベテランであれば探す必要はありませんが、初心者であれば会社の先輩が作った過去のプレゼン資料を探しましょう。ただし、手当たり次第に探す必要はありません。今回の与件やテーマに近い、過去のプレゼン資料を探してください。

社内で見つからないのであれば、インターネットで探すのも良いでしょう。近年、発表会の資料や事業企画といった貴重なプレゼン資料が公開されていることも珍しくありません。Googleで検索しても見つかりますが、SlideShareなどのwebサービスで探すと効率が良いでしょう。

コツ4.見つけたプレゼン資料の構成(目次)を理解する

見つけたプレゼン資料の目次を書き出して、プレゼン資料の構成を理解しましょう。プレゼン資料の構成には大きくPRED法、SDS法、DESC法の3パターンがあるといわれています。過去の資料がどのパターンに分類され、作られているのか整理しましょう。聞き手の状況にあわせて、採用するパターンを検討してください。

また、パターンをそのまま使うのではなく、聞き手の状況にあわせて内容を変えていきましょう。

DESC法(Describe Express Suggest Consequence)
1.状況説明、2.意見、3.提案、4.結論の流れです。クライアントや上司に提案する場合は、このパターンが多いのではないでしょうか。付録(appendix)として、事例や調査データなどをつけて「提案」の説得力を強める場合もあります。

例:来店者が減り売上が下がっている店舗へのプレゼン

1.状況:カラオケの人口が年々減っています。
2.意見:原因は、カラオケに誘う人が見つからないからです。
3.提案:カラオケオフ会を開催することで問題は解決します。
4.結論:カラオケオフ会は通常の客単価より高いため、売上の向上につながります。

PREP法(Point Reason Example Point)
1.主張、2.理由、3.例、4.主張(まとめ)の流れです。事例があるので説得力が増します。主張を受け入れてもらうには「事例」を紹介するのは効果的です。聞き手が事例を求めている場合は、このパターンを検討するといいでしょう。

例:人気者になりたいと悩んでいる人へのプレゼン

1.主張:手っ取り早く人気者になりたいのであれば、歌っている動画を公開しましょう。
2.理由:なぜなら、最近、10代を中心に「歌ってみた」動画が流行っているからです。
3.例:事例として、最近有名になったXXさんやXXさんなどがいます。
4.主張(まとめ): 歌に自信があれば、まずは動画サイトに投稿してみましょう。

SDS法(Summary Detail Summary)
1.要約、2.詳細、3.要約(まとめ)の流れです。いろいろな場面で使えますが、何かを売りたいときはこのパターンを検討してみてはどうでしょうか。

例:歌唱力を鍛えたい人へのプレゼン

  1. 要約:歌唱力を鍛えるプランは3つあります。
  2. 詳細:1つ目のプランは〜で、2つ目は〜です。最後は〜です。
  3. 要約(まとめ): 3つのプランのうち、1つ目のプランがおすすめです。

プレゼン資料作り8つのコツ

過去の資料まで探せたら準備は終わりです。ここまで準備できれば、作りたいプレゼン資料のイメージも、ある程度できていることでしょう。さらに、そのイメージをより具体的にするための方法として、ここでは資料作る際に重要となるプレゼン資料の構成(目次作り)、ルール(フォーマット)コツについて説明します。

コツ1.プレゼン資料の構成作り(目次作り)

準備で見つけた参考資料をもとに、自分が作りたい資料の目次を作りましょう。1段階目としては「与件の整理、分析、結論」といった大きな枠から考えましょう。たとえばこのような流れです。

  1. 与件の整理
  2. 現状の調査・分析
  3. 課題のまとめと今後の方針
  4. 解決方法のご提案
  5. 具体的な施策

ここではクライアントからのオーダーを整理した「与件の整理」と、課題を発見するための「現状の調査・分析」、その分析結果から今回提案内容のコンセプトの提案である「課題の整理と解決方法のご提案」で一気にクライアントの興味を引き、「具体的な施策」で納得してもらう……といった流れです。DESC法の流れを意識した目次にしています。

ただしこのままではプレゼン資料は作れないため、さらに細かい目次を考えます。たとえば、「現状の調査・分析」を細かくするのであれば、実施した調査などについて、目次を書きます。

  • 2.0現状の調査・分析
  • 2.1調査概要
  • 2.2ユーザビリティ調査結果
  • 2.3グループインタビュー調査結果
  • 2.4まとめ

どのような調査をしたのか目次として書き出し、プレゼン資料に書く内容を整理しましょう。また、資料を作っていくうちに「この項目はいらない」「ほかにもこの項目が必要」といった場面が出てきます。そういった場合は、最初の構成にこだわらず、臨機応変に変えていきましょう。

コツ2.裏付けの資料は、信頼性の高いデータを使う

プレゼンテーターと聞き手の知識をすり合わせるために、「近年、日本人の人口が減っています」「ここ1〜2年で国内旅行者をする人が増えています」といった現状の状況を説明する場合があります。その時、裏付けとなる調査データがあると説得力が高まり、スムーズにその後の説明に進めます。

ただしプレゼン資料では、「信頼性の高い調査結果」を使うように気をつけましょう。特に企業が発表する調査データは企業のバイアスがかかっている場合もあり、注意が必要です。たとえば、旅行会社が調査した結果、「国内旅行の市場は縮小しています」と発表すれば自らの首を絞めるようなものです。そのような結果が出た場合は、前向きな結論が出るように分析するか、その結果を発表しないと予想できます。そのため、企業が発表する調査データの信頼性は高くありません。

無料かつ信頼性の高い調査データといえば、政府が発表しているものになります。

たとえば先ほどあげた「近年、日本人の人口が減っています」は、総務省統計局が発表している国勢調査から確認できます。また、旅行系の新規事業を考えているから「日本に来日した外国人旅行者の数」を調べたいといった時には、日本政府観光局が発表している訪日外客統計の集計・発表から確認できます。

このように裏付け資料を探すは場合は、政府が調査・発表した資料を探し、目的の数字が見つからない場合は、研究所が発表した資料を探すようにしましょう。

コツ3.ルール(フォーマット)を決める

ページごとにフォントの種類が変わる、強調したい部分が赤だったり青だったりすると、聞き手はプレゼン内容に集中できません。プレゼン資料のフォーマットを決めます。

会社で表紙、フォントサイズ、色といったルールが決まっているのであれば、従いましょう。特にルールが決まっていない場合は、以下を参考にルールを決めてください。

慣れるまでは、自分オリジナルのデザインを作らないようにしましょう。

コツ4.1ページに1メッセージ

シンプルで分かりやすい。これがプレゼン資料作りの原則です。シンプルにするためのルールが「1ページに1メッセージ」です。1ページで言いたいことを1つに絞ることで、このページで何を伝えたいのか聞き手側が理解しやすくなります。

このページは「市場が1年で3倍に拡大していることを説明」、ここでは「故障原因についてのまとめ」といったように、言いたいことを整理しながら作りましょう。慣れれば、プレゼン資料の構成(目次)が、そのまま「このページで伝えたいメッセージ」として考えらえるようになります。

また、メッセージはページの上(もしくは下)に大きく書いておくと、聞き手側の印象に残りやすいのでおすすめです。

コツ5.フォント

特にプロジェクターでプレゼンする場合は、フォントの種類やサイズに気をつける必要があります。小さい文字は後ろで見る人に見えませんし、PC標準のフォントを使わないと、プレゼン用のパソコンで資料を開いたときにレイアウトが崩れる場合がります。

筆者の場合は20pxを基準にして文字数やレイアウトにあわせてフォントサイズを調整しています。また、フォントは太くてしっかりした「HGP創英角ゴシックUB」を好んで使っていましたが、windowsであれば「メイリオ」をおすすめする人もいます。

コツ6.カラー

カラフルなプレゼン資料は見た目の方に意識が向いてしまい、中身が頭の中に入りません。色は、ベースの文字色、強調したいときの文字色、背景色の3つで十分でしょう(※2)。

また、背景色と文字色のコントラストにも注意が必要です。両方とも似た色を選んでしまうと文字が読みにくくなります。組み合わせ次第では目が疲れてしまう配色もあります。背景色を使う場合は背景は少し暗めで濃い色にし、文字色は白にすると遠くからで見やすくなるのでおすすめです。

※2.グラフや図形などを使う場合はその限りではありません。

コツ7.過剰な装飾を避ける

強調するため図形にグラデーションを入れる、文字に装飾をつける人もいますが、慣れていない人がすると何を強調したいのか分からなくなります。特に、初めて資料を作る時に過剰に装飾する人がいます。

1ページに1つのメッセージのルールを守れば、強調したい箇所は限られてきます。全体がシンプルだからこそ、色やフォントのサイズを少し変えただけで「目立たせる」という目的は達成できるので、過剰な装飾は避けましょう。

コツ8.アニメーション

アニメーションは集中力が途切れる原因にもなり、おすすめしません。プレゼンテーターが話した内容より、アニメーションの方に意識が向いてしまうえに、作るのに時間がかかります。アニメーションに時間をかけるぐらいであれば、内容を良くするためのアイデア出しや話し方の練習に時間をかけたほうが良いでしょう。

プレゼン上級者でなければ、アニメーション機能はつけずに資料を作りましょう。

プレゼンの話し方6つのコツ

いくら良い資料ができても、話し方が悪ければ聞き手には伝わりません。準備から資料作りまでの努力を実らせるためにも、話す練習は必須です。プレゼンは回数を重ねれば、場にも慣れ、自然と話し方はうまくなりますが、1日でも早く上達したいですよね。

そんな人のためにプレゼンを成功させる6つのコツをご紹介します。

コツ1.一人で練習する

資料ができたと思ったら、一人でプレゼンしましょう。会議室を借りてプロジェクターに映しながら資料を説明するのもいいですし、何もないところで話すのが苦痛であれば、人形などを使って説明するのもありです(筆者は、この方法を使ったことがあります)。

完璧だと思って作った資料も、声を出して説明すると「あれ? 話が飛ぶな」「同じようなことを説明している」「ページ入れ替えたほうが分かりやすいな」といった気づきが出てきます。プレゼンの練習しつつ資料の完成度が上げられるので、一人で練習する方法はオススメです。

また、筆者は初めてのプレゼンで話す練習をしなかったため、「緊張で頭が真っ白になり、何も話せないままプレゼンが終わってしまう」といった苦い経験があり、その結果、必ず練習するようにしています。緊張で不安だからこそ、一人で練習する必要があります。スムーズに話せるようになるまで何回も練習する人もいるので、面倒臭がらずに実践しましょう。

コツ2.他人にプレゼンを見てもらう

一人で練習してスムーズに話せるようになったら、ほかの人にも見てもらいましょう。プレゼンを初めて聞いたときの、客観的な意見は非常に参考になります。自分では過不足なく説明できていると思っても、初めて見た人には説明が足りない場合もあります。

会社の先輩などにお願いして、本番までにプレゼン内容をチェックしてもらいましょう。また、リハーサルとして本番と同じ環境を用意しておくと、当日の流れやタイムスケジュールの確認ができます。必ず新しい気づきが得られるので、本番前のリハーサルは必ずしましょう。

コツ3.特徴を延々と説明しない

プレゼン初心者が陥りやすい落とし穴のひとつに「特徴を延々と説明する」というのがあります。プレゼンの聞き手にとってはいくら特徴や機能を並べられても、それが自分にどう役立つのか、価値があるのか理解できなければ興味は湧いてきません。特徴ではなく「この提案を受け入れると、このような素晴らしい世界が待っていますよ」といった、提案内容を受け入れた後の素晴らしい世界をイメージしてもらうことが重要です。これが、うまいプレゼンにするための大きなポイントです。

「あなたにとって価値があることを教えてあげますよ」と思いながらプレゼンしてみると、意外と説明しやすいかもしれません。

コツ4.話を聞いてくれる人を見つめる

プレゼンをすると、説明している内容を聞いていない人に出会うこともあります。そんな人の前で話していると、話している内容に自信が持てなくなり、最後は心が折れてしまいますよね。そんな時に使いたいテクニックが「話を聞いてくれている人だけを見る」方法です。数十人規模のプレゼンであれば、必ず、あなたの顔を見て話をじっくり聞いてくれる人がいます。まずはその人を見つけ、その人だけを見つめながら話しましょう。

もちろん、その人だけを見続けてプレゼンしてももったいないので、緊張がほぐれたところで、ほかにいるの顔を見るようにしましょう。また、相手の反応に合わせて話すスピードを遅らせたり、補足説明を入れたりなど工夫するとワンランク上のプレゼンが実現できます。

コツ5.ゆっくり話し、ボディランゲージを使う

プレゼンの内容をどれだけブラッシュアップしても、肝心の話し方がボソボソしていたらまず何を言っているのか分かりませんよね。話し方の基本は、大きな声でゆっくりと。緊張すると人は普段よりも早口になりやすい傾向があるので、普段よりもゆっくり話そうとするくらいで実際はちょうど良くなります。

また、話している時の表情やボディランゲージも重要です。棒立ちのまま真顔で話している人よりも、ところどころで身振り手振りがなど、明るい表情で話している人のほうが確実に好印象でしょう。聞き手とのアイコンタクトも忘れてはいけません。会場にいる人の顔をひとりひとり見回しながら話すことで、グッと相手を話に引き込めます。聞き手の当事者意識が生まれるのです。

コツ6.「あー」「えー」といった不要な言葉は言わない

場つなぎとして無意識に「あー」「えー」「えーと」と発言する人がいます。しかし聞き手にとってはノイズでしかなく、何度も出てくるとプレゼンの内容が頭に入りません。また、自信がないように見えてしまいます。そのようなイメージを持たれてしまうと、提案した内容が正しくても説得力が弱くなってしまうので、非常にもったいない。

無意識に発言しているので気づかない場合もあります。プレゼンの練習をするのであれば声を録音して、ノイズとなる発言がないか必ずチェックしましょう。

話し方を磨きたいなら実践練習あるのみ

ここまでプレゼンを成功させるためのコツをご紹介してきましたが、いくらテクニックを学んでも、実際に経験を積まなければプレゼンはうまくなりません。知識は経験を重ねて初めて役に立つのです。また、実践を積めばプレゼンに慣れてくるので、緊張しにくくなります。

そんな時におすすめなのが、プレゼンの練習会に参加すること。同じようにプレゼンが苦手で困っている人たちが集まって、より伝わるプレゼンにするための練習を重ねているコミュニティがあります。

今回紹介した「プレゼン・スピーチ練習会@関西」では、毎週練習会が開催されています。その中にはビギナー向けの練習会もあり、「そんな練習会に参加している人って意識高くてもうすでに話し方もうまそう…」なんていう不安を抱いている方も、ビギナーのほうに参加すれば安心です。

今後の予定は次のページからチェックできるので、参加してみたい方はぜひブックマークに入れておいてくださいね。

基本は大阪での開催、月に1回は京都でも開催されているようですよ。関西にお住まいの方はぜひこのコミュニティに参加して、練習仲間を探してみてはいかがでしょうか?

人前で話す機会が多いと自信がつく

魅力的なプレゼンにするために必要なもののひとつが自信。この自信をつける唯一の方法が、「プレゼンを練習した数」です。経験を積むほどプレゼンの場に慣れ、その経験が自信につながります。

プレゼンターに自信がなければ、聞いているほうも「この人の話、大丈夫なの?」と、プレゼン内容に疑問を持ってしまいます。練習会に参加して繰り返し繰り返し人前に立ち、自信を身につけましょう。

人前で話す経験を積んで、あなたもプレゼン能力の向上を目指してみてくださいね!

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